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武夷山慈心园茶博园旅游开发有限公司
受控文件编号：
采购与付款流程财务制度（试行）
第 1 页 共 8 页 拟制：
审核：
批准：
实施日期：
目录 采购与付款流程制度 ....................................................................................................................... 21
总则 ............................................................................................................................................. 21.1 适用范围：
......................................................................................................................... 21.2
相关文件 .......................................................................................................................... 22． 基本流程 ........................................................................................................................... 22.1 流程说明：
......................................................................................................................... 22.1.1 流程图：
.................................................................................................................. 22.1.2 说明：
................................................................................................................... 43.具体业务的票据操作指南：
........................................................................................................ 53.1 材料采购业务：
................................................................................................................. 53.2 低值易耗品、 固定资产采购：
......................................................................................... 54.对单据的要求：
（对于不符合要求的单据将退回）
.................................................................. 54． 1 订单：
.............................................................................................................................. 54.2 收货单或对方送货单：
..................................................................................................... 64.3 发票：
................................................................................................................................. 65
特殊业务的说明：
..................................................................................................................... 75.1 发生销回退回或折让 ......................................................................................................... 75.1.1 对于增值税发票：
.................................................................................................. 75.2 预付账款 .......................................................................................................................... 81
采购与付款流程制度1
总则 1.1 适用范围：
适用于公司的除费用外的所有付款， 包括但不限于购买材料、低值易耗品、 固定资产的所有采购与付款。
1.2 相关文件
《慈心园内部控制制度》
《慈心园财务管理制度》
《慈心园会计制度》
2．
基本流程 2.1 流程说明：
2.1.1 流程图：
请款人 釆购 供应商
格
请购单 供应商开发
No
yes
发票 发票
进料检验 财务 需求 核准 供应商调查 询价 比价、 议价 库存资料订单或合同 核准 订单或合订单或合货物 收货单 点收、检验 入库 不合格单 不合格单 不合格单 收货单 发票 请购单 发票 请款单 请款单 请款单
2.1.2 说明：
第一步:根据采购需求计划,使用部门提出申请,经审批核准后,按内控要求确定供应商，
第二步: 下定单：
依据双方认定样品标准， 采购订单经相关授权人批准后下给供应商。
第三步：
收货：
供应商将货物按时送到进料检验或设备资产验收，成点货、 检验。
如合格收下货物， 不合格情况的处理：
由质量控制部门在当天做出处理意见， 并将处理意见和单据通知财务和采购申请人（采购部门）
并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商， 并通知财务。
第四步：
收发票：
第五步：
请款：
进料检验部门收齐所有单据后， 签字确认， 收货完成， 请款人根据进料检验签字的全套单据， 填写请款单， 经相关授权审批人（部门经理/子公司总经理、 财务经理/财务总监和总裁）
批准。
第六步：
财务部门审核及付款：
财务部门会计要核实所有单据的真实有效， 手续齐全， 并核对相关历史资料和应付账款明细账， 确认无误后， 先记账， 后付款。
3.具体业务的票据操作指南：
3.1 材料采购业务：
要求单据：
订单、 收货单（对方送货单）、 质量检验单、 发票、请款单。
要求请款单供应商名称或代码与发票和订单上的完全一致。
要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、 且不得高于订单上的数量。
要求发票上的每个原料的单价与订单上的一致或低于订单价。
如果订单约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、 总金额与发票一致或低于发票。
请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。
3.2 低值易耗品、 固定资产采购：
业务流程使用单据：
使用单位必须提供请购单、 请购、 批准、 采购下定单、 收货、 领货（验收）。
要求与实物一致,固定资产必须取得增值税发票。
比材料采购多二张单据。
请购单、
领货（验收）
单。
4.对单据的要求：
（对于不符合要求的单据将退回）
4． 1 订单：
1)要求与采购计划内容一致、 项目齐全,特殊情况须提供说明,
2)订单编号不得重复。
3)要求请款时交给财务的订单不得重复,财务应核实订单。
4.2 收货单或对方送货单：
要求原件， 并写实收数量、 收货号,有收货人签名和日期。
如有涂改部门经理和财务经理/总监签字确认。
4.3 发票：
4.3.1 增值税专用发票：
釆购审核内容：
开票日期至请款日不得超过 60 天； 要求审核数量。
财务审核内容：
审核“购货单位名称” 必须为本公司名称全称、“地址、 电话”、“税务登记号”， “开户行及账号” 等项目填写必须正确。
应同时取得发票联（第二联）
及抵扣联（第三联）， 并是否为运用防伪税控系统开具的专用发票， 各联均加盖销货单位发票专用章或财务专用章， 字轨号码一致， 字迹清楚， 不得涂改， 各项目填写齐全、 正确无误， 票面金额与实际支付的金额相符， 两联的内容和金额一致；
不同商品或劳务名称应分别填写， 汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单” 作为发票附件， 商品名称应与入库单相符；
“数量”、“单价”、“金额”、“税率”、“税额”、“合计”、“价税合计” 各栏计算是否正确， “价税合计” 中的大小写金额是否相符；
符合其他增值税专用发票的管理规定。
4.3.2 普通发票：
釆购审核内容：
日期为实际发生日， 注意是否遵照规定不跨年度使用； 并审核发票的开具日期是否超过该发票规定的使用时限；
财务审核内容：
发票应为发票联， 套印有发票监制章、 加盖销货单位发票专用章或财务专用章， 字迹清楚， 不得涂改， 各项目填写齐全、 正确无误，票面金额与实际支付的金额相符；
不同商品或劳务名称应分别填写， 汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单” 作为发票附件， 商品名称应与入库单相符；
“数量”、“单价”、“金额”、“合计” 各栏计算是否正确， 大小写金额是否相符；
取得的定额发票上应按发票项目将客户名称、 日期等填写齐全；
5
特殊业务的说明：
5.1 发生销回退回或折让是指因质量等问题要将产品退回给供应商或让供应商同意在其货款中扣除款项。
5.1.1 对于增值税发票：
分二种：
一种发票还没有交财务的， 请退回让供应商重开。
另一种是已交财务认证， 请通知财务， 由财务到税务开具《进货退出或索取折让证明单》 由对方开具红字发票， 将红字发票联和抵扣联交财务。
（2）
普通发票 财务未入账， 可以退回让供应商重开。
或可开具红字发票。
5.2 预付账款如果有预付账款,需要在请款单上注明。
财务应核对明细账， 并付款时扣除。
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